Kembali

7 Cara Mengoptimalkan Aplikasi Gaji Karyawan Agar Lebih Efisien

7 Cara Mengoptimalkan Aplikasi Gaji Karyawan Agar Lebih Efisien – Menjalankan sebuah usaha tentu butuh perhatian ekstra terhadap kualitas produk/jasa yang ditawarkan. Sebisa mungkin Anda harus fokus kepada hal tersebut tanpa harus dipusingkan dengan hal-hal administrasi, salah satunya seperti urusan penggajian karyawan.

Kini, Anda bisa dengan mudah mengatur sistem penggajian atau dikenal dengan istilah payroll secara otomatis dengan suatu aplikasi, lho!

Aplikasi payroll atau aplikasi gaji karyawan adalah sistem penggajian karyawan yang dirancang khusus untuk perusahaan. Ada beberapa komponen yang bisa diatur di dalamnya seperti gaji pokok, pajak, BPJS, bonus, lemburan, dan komponen lain sesuai kebijakan suatu perusahaan.

Dengan menggunakan aplikasi gaji karyawan, Anda juga akan mendapat bukti pencatatan gaji yang lengkap untuk masing-masing karyawan secara otomatis. Selain memudahkan perusahaan saat membuat laporan keuangan, slip gaji seringkali dibutuhkan oleh karyawan sebagai salah satu persyaratan pengajuan pinjaman atau keperluan lainnya.

Setelah memahami fungsi dari aplikasi gaji karyawan, berikut adalah panduan untuk para pemilik UMKM yang ingin mengoptimalkan aplikasi payroll untuk usaha Anda.

7 Cara Mengoptimalkan Aplikasi Gaji Karyawan Agar Lebih Efisien

1. Pilih Sistem Payroll yang Terintegrasi

Jika perusahaan Anda sudah memiliki sistem operasional lain seperti akuntansi, HRIS, atau absensi, sebaiknya pilih aplikasi gaji karyawan yang bisa diintegrasikan dengan sistem-sistem tersebut. Dengan begitu, sistem payroll Anda akan lebih maksimal untuk digunakan.

2. Tentukan Periode Penggajian yang Tetap

Di dalam perusahaan, biasanya terdiri dari karyawan dengan status pekerja yang berbeda-beda. Seperti karyawan kontrak, pegawai tetap, maupun freelance. Situasi seperti ini seringkali membuat jadwal pembayaran gaji setiap karyawan menjadi berbeda-beda.

Maka, untuk membuat proses penggajian lebih sederhana dan efisien, sebaiknya Anda menerapkan jadwal pembayaran gaji yang sama untuk seluruh karyawan tanpa memandang status mereka.

3. Jalankan Sistem Paperless untuk Slip Gaji

Dengan aplikasi payroll, bukti gaji bisa diakses secara online melalui email atau aplikasi portal karyawan. Karena tidak perlu di-print atau dicetak, Anda tidak perlu melakukan pekerjaan tambahan untuk menyiapkan bukti gaji kertas secara manual lalu membagikannya satu per satu kepada seluruh karyawan Anda.

Dengan demikian, pekerjaan akan jauh lebih efisien dan karyawan Anda pun bisa menyimpan bukti gaji mereka dengan lebih aman.

4. Ikuti Pelatihan tentang Sistem Penggajian

Kebijakan mengenai upah, aturan pajak, dan teknologi seringkali berkembang dan berubah-ubah. Diperlukan pembaruan skill seperti training berkala bagi orang-orang yang mengurus sistem payroll di perusahaan Anda.

Hal ini penting dilakukan untuk menyesuaikan kebijakan perusahaan dengan aturan yang berlaku di daerah Anda. Termasuk juga dalam penggunaan aplikasi gaji karyawan yang lebih canggih ke depannya.

5. Memilih Aplikasi Payroll dengan Fitur yang Lengkap

Jika Anda belum menggunakan aplikasi payroll untuk perusahaan, sebaiknya pilih aplikasi gaji karyawan dengan fitur yang lengkap. Seperti Gadjian, sebuah aplikasi payroll yang dilengkapi dengan fitur absensi kerja, analisis kinerja, dan beragam benefit untuk karyawan seperti akses pinjaman, asuransi, dan lainnya.

Di samping itu, Gadjian juga bisa terintegrasi dengan sistem lainnya seperti aplikasi akuntansi Jurnal, aplikasi Hadirr, dan Mandiri Cash Management. Kunjungi halaman ini jika Anda ingin tahu informasi selengkapnya, ya!

6. Jalankan Penggajian Secara Otomatis

Aplikasi payroll diciptakan untuk memudahkan pekerjaan Anda. Dengan memilih penggajian secara otomatis, maka dapat mengurangi beban pekerjaan di hari pembayaran, sekaligus menghindari risiko terjadinya kesalahan. Karyawan juga akan merasa tenang karena gaji yang mereka terima selalu tepat waktu.

7. Gunakan Akun Bank yang Terpisah

Memiliki akun bank khusus untuk penggajian karyawan bisa membantu sistem keuangan perusahaan menjadi lebih terorganisir, terutama di masa-masa awal usaha Anda. Cara ini mampu memberikan gambaran yang jelas untuk cash-flow perusahaan.

Seperti di Gadjian, Anda bisa mengintegrasikan aplikasi Mandiri Cash Management untuk mengurus transaksi secara real-time melalui perangkat komputer di seluruh Indonesia.

 Jadi, setelah membaca kemudahan yang diberikan, apakah Anda berniat untuk berinvestasi pada aplikasi gaji karyawan di perusahaan Anda? Atau masih memilih melakukannya secara manual? Tujuh poin di atas bisa dijadikan sebagai bahan pertimbangan sebelum memutuskannya.

 Menjalankan sistem penggajian tentu tetap membutuhkan kontrol Anda atau tim finance di dalam perusahaan, tetapi jangan sampai waktu yang dibutuhkan justru lebih banyak dibanding waktu untuk meningkatkan kualitas produk dan layanan bisnis Anda.

Manfaatkan layanan Pojok Usaha untuk mendapatkan aplikasi gaji karyawan yang sesuai dengan bisnis Anda. Simak beberapa keunggulan dan benefit yang ditawarkan dari aplikasi Gadjian berikut ini.